Policy för externa samarbeten

Inledning

Vi vill bidra till en positiv utveckling i Borås som också skapar mervärde för våra kunder. Ett sätt att göra det på är att samarbete med olika organisationer och föreningar som delar våra värderingar. Vår policy är ett stöd för medarbetare som arbetar med sponsring och verksamhetsbidrag, men ska även fungera som en vägledning för externa aktörer. Vår modell bygger på att vi kan säkerställa att insatserna kommer våra kunder till gagn. Vidare ska vi sträva efter att få en bra balans när det gäller fördelningen mellan idrott, kultur och samhällsengagemang. Vi arbetar också för att få en jämlik fördelning mellan de tre inriktningarna samt herr- och damidrott. 

Förutsättningar

Tre huvudprinciper vid bedömningen om huruvida vi ska gå in i ett nytt avtal alternativ förlänga ett befintligt avtal.

1. Det ska vara bra för våra kunder. På vilket sätt tillför samarbetet värde för kunden?
2. Det ska vara bra för AB Bostäder. På vilket sätt tillför samarbetet värde för bolaget?
3. Det ska vara bra för staden. På vilket sätt tillför samarbetet värde för staden?
   
   Vår sponsring ska vara affärsmässig och den ska samordnas med bolagets övriga kommunikation- och marknadsaktiviteter. Vi bedömer varje insats utifrån hur stor målgrupp som omfattas av aktiviteten/avtalet, om aktiviteten/avtalet aktivt främjar jämställdhet och integration, förväntad eller faktiskt publiktillströmning och uppmärksamhetsvärdet hos allmänheten och media. Våra sponsring- och samarbetsavtal ska bidra till att bygga upp och förstärka bilden av oss som ett ekonomiskt, ekologiskt och socialt hållbart bostadsbolag. Vi prioriterar samarbeten med organisationer och föreningar som agerar lokalt i Borås. Vidare skall verksamheten alltid vara långsikt och genomtänkt.

Vi samarbetar inte med:

1. Enskilda individer.
2. Enskilda lag.
3. Projekt som inte överensstämmer med våra grundläggande värderingar eller
   kommunikationsmål.
4. Politiska organisationer eller företeelser som kan antas ha en politisk
   ståndpunkt.

Utformning av avtal

Utöver nyttoaspekten ska vi alltid finnas med på reklamutrymmen av olika slag eller på annat vis omnämnas. Marknadsföring ska utformas med respekt för bolagets grafiska profil och i dialog med kommunikationsavdelningen. Samarbeten sker i normalfallet genom ekonomiska bidrag, inte i form av personella resurser. Det ska alltid finnas en tydlig motprestation som står sig väl i förhållande till den ekonomiska insatsen. Det ska vara ett samarbete på affärsmässiga grunder till ömsesidig nytta för oss och föreningen/organisationen. Alla avtal ska tåla granskning från våra intressenter.

Skriftliga avtal

För att tydliggöra syfte och omfattning för alla parter ska avtal alltid skrivas. Avtalet ska inte omfatta mer än tre år och inte heller förlängas automatiskt om det inte sägs upp. Varje samarbetsavtal ska årligen utvärderas utifrån avsett resultat och rapporteras till AB Bostäder i Borås.

Återbetalning

Om ett evenemang eller arrangemang ställs in ska eventuell utbetald ersättning återbetalas, om inget annat anges i avtalet mellan parterna. Samma gäller för föreningar och organisationer som upphör med sin verksamhet under pågående avtalsperiod.

Ansvar

Det övergripande ansvaret för AB Bostäders sponsoravtal ligger på Kommunikationschefen. Verksamhetsbidrag, är en möjlighet för föreningar och organisationen att ansöka om stöd för enskilda projekt. Ansökningarna behandlas av utvecklingsledare tillsammans med Hyresgästföreningen och ansvarig styrgrupp med deltagande Kundcenterchef.